05 Feb LA RIUNIONE AZIENDALE: RITO ED INCONTRO DI INTENTI

LA RIUNIONE AZIENDALE: RITO ED INCONTRO DI INTENTI:

Partecipare e condurre riunioni in azienda sono per molti esperienze quotidiane e necessarie se appartenenti ad un’organizzazione ed un gruppo di lavoro. In azienda i meeting vengono spesso pianificati per la gestione di progetti trasversali a più processi ma purtroppo sono molteplici le occasioni in cui una riunione si trasforma in un incontro inefficace, talvolta una perdita di tempo per chi lo conduce e chi vi partecipa.

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Perchè?
La nostra esperienza sul campo ci ha insegnato che spesso chi assume il ruolo di organizzatore e conduttore in una riunione dimentica le grosse potenzialità di un meeting e l’importanza di organizzarne ogni aspetto con metodo ed attenzione anche ai piccoli particolari.

Negli ultimi decenni, la letteratura ci ha descritto molte tecniche per organizzare una riunione che sia utile, interessante e soprattutto efficace. Andiamo con ordine e vediamo insieme quali sono i principali passi da fare per gestire in modo completo una riunione di lavoro.

Per iniziare, la prima parola sulla quale riflettere è Analisi dei bisogni. Prima di convocare gli interessati, chi conduce e richiama l’attenzione dei colleghi deve chiedersi:

• perché desidero organizzare questa riunione?
• l’incontro in presenza è davvero necessario o possono esserci altre modalità di informazione e comunicazione più snelle?
• qual’è il vero obiettivo del meeting?
• quali sono gli argomenti che desidero vengano affrontati?

Solo dopo aver delineato questi punti basilari ed aver capito il focus dell’incontro, possiamo passare alla Pianificazione delle attività, chiedendoci:

• chi sono i destinatari dell’incontro?
• qual’è la durata minima e la durata massima dell’incontro perchè sia utile per l’obiettivo?
• quando conviene convocare l’incontro perchè tutti possano trarne beneficio?
• questa è un’attività urgente o importante per i miei interlocutori?

Ora che questi aspetti sono stati affrontati, possiamo passare alla fase di Organizzazione concreta dell’attività, affrontando aspetti logistici e di relazione:

• individuazione di una sede/aula per la riunione che possa permettere un meeting di qualità
• individuazione del materiale necessario per l’incontro come cancelleria, lavagna a fogli, videoproiettore ecc
• redazione dell’ordine del giorno che riepiloghi i punti essenziali da affrontare
• preparazione dello strumento di convocazione più adatto ai mie destinatari ed al contesto (ad esempio e-mail, messaggio, avviso in bacheca)
• invio della convocazione che riepiloghi con chiarezza luogo, orario, obiettivo del meeting, ordine del giorno, eventuali specifiche.

Avrete già colto l’importanza delle fasi che precedono la riunione in presenza e chiedevi se in ogni occasione avete prestato particolare attenzione ad ognuna di esse. Raccomandiamo infatti di porre molta attenzione a questi aspetti organizzativi che possono fare la differenza e possono incentivare la collaborazione e rafforzare la motivazione dei destinatari.

Il giorno della riunione, il ruolo del team leader diventa essenziale sia per aspetti organizzativi che di comunicazione verbale e non verbale! Fin da subito suggeriamo di iniziare con puntualità l’incontro comunicando così un messaggio di coerenza  rispetto alla convocazione inviata e di avere cura nella fase di accoglienza, cercando di mettere a proprio agio tutti i partecipanti.

La capacità di public speaking e di comunicazione poi sono competenze basilari richieste a chi conduce una riunione aziendale, un meeting o chi necessita di presentare un progetto e condividerlo con il gruppo di lavoro. Riflettere ed accrescere queste capacità possono fare la differenza per il relatore.

Per il conduttore è molto importante non adottare stili di comunicazione unidirezionale, ma dare la giusta importanza e rilievo allo scambio ed al confronto tra i partecipanti sia con lo sguardo che nella concessione di parola.

Cercate di condurre la riunione seguendo l’ordine del giorno che avevate stabilito e tenete ben in mente l’obiettivo dell’incontro, nel corso di un meeting è facile lasciarsi andare in divulgazioni non necessarie. Aiutatevi con un supporto informatico come con la proiezione di slide oppure lasciando ai partecipanti del materiale cartaceo da poter condividere insieme. La partecipazione attiva, il poter porre domande pertinenti e l’ascolto reciproco nel gruppo sono ingredienti essenziali perchè la riunione possa avere successo!

Attenzione poi alle tempistiche che avevate suggerito: cercate di gestire il tempo nel migliore dei modi perchè l’attenzione dei partecipanti resti alta fino alla fine dell’incontro.

Al termine della riunione, ricordate di riepilogare i punti essenziali affrontati e le decisioni prese, così da raccogliere le idee che sono emerse e sottolineare eventuali compiti assegnati o responsabilità. L’ideale sarebbe individuare una persona addetta alla redazione di un verbale, la quale durante l’incontro possa riportare brevemente il nome dei presenti, gli obiettivi, i temi affrontati, le decisioni prese e le suddivisioni delle attività. Questo documento inviato nei giorni successivi all’incontro a tutti i partecipanti, permette di lasciare un segno nella memoria di ognuno ed un piano di azione concreto.

Prima dei saluti finali, suggeriamo al leader di chiedere un feedback libero ai partecipanti per cogliere fin da subito se le aspettative sull’incontro sono state soddisfatte, se ci sono domande e dubbi non ancora espressi e poter chiudere la riunione focalizzandosi quindi su aspetti puramente relazionali.

Come conduttori di un briefing, avete mai provato a spostare la vostra attenzione dall’obiettivo dell’incontro al significato dell’essere parte di un’assemblea riunita?

Al di là della migliore metodologia per la conduzione di riunioni efficaci, l’aspetto della relazione è quello che riteniamo possa fare la differenza!

L’agenda fitta di appuntamenti nella vita professionale di ognuno e la rincorsa continua al tempo, porta spesso chi convoca e chi partecipa ad una riunione a focalizzare la propria attenzione principalmente sullo scopo e l’obiettivo dell’incontro. Questo porta ognuno di noi a dimenticare quanto in un meeting possiamo essere connessi ad altre Persone nella loro pienezza e non solo al loro ruolo organizzativo.
Come partecipanti ad una riunione,vi siete mai soffermati a chiedervi quali pensieri e sensazioni stava vivendo in quel momento il collega seduto al vostro fianco?

Per comprendere quanto una riunione di lavoro possa essere molto più di una semplice tavola rotonda, ci piace ricordarne l’etimologia soffermandoci sulla parola “unione”, di grande evocazione e significato soprattutto oggi.
In quell’insieme di più professionalità, di più storie ed aspettative più o meno esplicitate, si crea un “con-te-sto” davvero molto interessante che deve essere compreso da chi convoca l’incontro e rispettato da tutti.
Ecco quindi che tutte le tecniche conosciute per condurre efficacemente una riunione come l’attenzione al setting, alla durata, alle tecniche di gestione ecc sono sicuramente decisive ma perdono di rilevanza se prima dimentichiamo il valore alla persona.

Quanto può essere stimolante immaginare in quel momento il gruppo come una spazio di incontro o un possibile rito di condivisione da tutelare e del quale averne cura? Il gruppo diventa quindi il protagonista della riunione, perchè come dice Pino de Sario (2010) “il gruppo anche nella società moderna e globalizzata, svolge una funzione traente. La riunione ne è l’emblema. Le riunioni creano senso.”

Perchè nel rincorrere il tempo e la nostra professionalità di tutti i giorni, non dobbiamo dimenticarci che ogni incontro con l’altro lascia un segno. Voi quale segno volete lasciare?

Per approfondimenti:

• https://www.francoangeli.it/ricerca/scheda_libro.aspx?ID=2322&Tipo=Libro
• https://www.francoangeli.it/ricerca/scheda_libro.aspx?CodiceLibro=25.2.12